Self billing: wat betekent dat voor mijn boekhouding?

Self billing? Misschien heb je er nog nooit van gehoord, maar deze manier van factureren zit
de laatste tijd behoorlijk in de lift. Bij self billing stuur jij niet meer een factuur naar je klant,
maar de klant stelt zelf de factuur op. "Maar wat heb ik als ondernemer daar aan", hoor ik je
denken. In deze blog leg ik uit dat er echt voordelen aan self billing zijn en wat self billing
precies is.
 
Wat is self billing precies?
Zoals gezegd is self billing een systeem waarbij je klant de factuur opstelt. Jij levert dus een
product of dienst aan je klant, maar stelt geen factuur op. Daarom wordt self billing ook wel
‘factuur uitgereikt door afnemer’ genoemd. Als je gebruikmaakt van self billing, dien je voor
de Belastingdienst op de factuur te vermelden ‘factuur uitgereikt door afnemer’. Hierdoor kan
de Belastingdienst herkennen dat er gebruik is gemaakt van self billing. Maar er zitten, naast
dit te vermelden op de factuur, meer regels verbonden aan self billing.
 
Wat zijn de regels voor het gebruik van self billing?
Wil je gebruikmaken van self billing? Zorg er dan voor dat jij je goed aan deze regels houdt.
Eén van de belangrijkste regels van self billing is dat voordat je ermee kunt beginnen, er van
tevoren een overeenkomst moet worden bereikt tussen de leverancier en de afnemer. Dus in
jouw geval: tussen jou en je klant en tussen jou en je leverancier. Op welke manier deze
overeenkomst wordt bereikt, maakt niet uit. De meest praktische manier is om dit schriftelijk
overeen te komen.
 
Een andere belangrijke regel bij self billing is dat, ondanks dat jouw klant de factuur opstelt,
jij altijd aansprakelijk blijft voor de factuur. Aan jou dus de taak om de factuur te controleren.
Als je het niet eens is met de opgestelde factuur, kan jij jouw klant verplichten om een
verbeterde versie aan te leveren. Mocht het voorkomen dat deze versie alsnog niet voldoet
aan jouw verwachtingen, dan dien je zelf de factuur op te maken.
 
Voor de Belastingdienst moet de factuur voldoen aan de standaard factuureisen en ben je
als leverancier verantwoordelijk voor het betalen van btw, ook als dat bedrag te hoog is.
 
Wanneer kun je self billing toepassen?
Je kunt pas beginnen met self billing als je voldoet aan de bovenstaande regels. Is er geen
akkoord bereikt tussen bereikt tussen jou en je klant, dan is het dus niet mogelijk om aan self
billing te doen. Over het algemeen wordt er gebruikgemaakt van self billing in situaties
waarbij jouw klant beter zicht heeft op jouw producten en diensten, dan jijzelf. Denk hierbij
bijvoorbeeld aan een veiling. In gevallen waarin jij als leverancier niet weet wat de
vergoeding van jouw klant gaat worden, terwijl jouw klant dat wel weet, biedt self billing een
uitkomst.
 
Een andere reden om self billing toe te passen is wanneer je als leverancier, indien de klant
dit wenst, niet in staat bent om een factuur digitaal aan te leveren. Bij dit voorval zal je klant
zelf een factuur opstellen en via de post opsturen.
Wat zijn de voor- en nadelen van self billing?
Aan het gebruik van self billing zijn een aantal voor- en nadelen verbonden. Welke dit zijn en
wat daarvan de invloed is op de afnemende en leverende partij, vertel ik hieronder.
 
Wat zijn de voordelen van self billing?
 
Je bespaart veel tijd als ondernemer omdat je het opstellen en versturen van de factuur niet
zelf hoeft te doen. Je hoeft alleen nog maar te checken of de factuur klopt. Wanneer je ook
nog een een factuurprogramma hebt, ben je helemaal geen tijd meer kwijt aan het verwerken
van verkoopfacturen.
Self billing biedt ook voordelen voor jouw klanten. Het zorgt er namelijk voor dat de afnemer
zelf de regie heeft over de factuur en de controle legt bij de leverancier. Het is dus niet de
verantwoordelijkheid van de afnemer om te controleren of de factuur klopt. Self billing komt
meestal voor in situaties waarbij de afnemer graag een digitale factuur ontvangt, maar de
leverende partij niet in deze wens kan voorzien. Wanneer de afnemer beschikt over een
boekhoudprogramma, waarin veel processen worden geautomatiseerd, kan de afnemer door
slechts enkele gegevens in te vullen een factuur opstellen. Dit scheelt een hoop tijd en werk.
 
Zitten er ook nadelen aan self billing?
Naast de genoemde voordelen, zitten er ook een aantal nadelen verbonden aan self billing.
Het eerste nadeel is dat, hoewel de factuur opgesteld wordt door je klant, jij altijd
verantwoordelijk blijft voor de gegevens op de factuur. Een nadeel is dus dat je de
verkoopfacturen altijd goed moet controleren. Als de factuur niet voldoet aan de factuureisen
van de Belastingdienst, kun je een boete krijgen van 4920 euro. Naast dat je een boete kunt
krijgen voor het niet voldoen aan de factuureisen, moet je het eventueel te veel vermelde
bedrag aan btw betalen aan de Belastingdienst.
Een nadeel van self billing voor jouw klant zou kunnen zijn dat het niet altijd eenvoudig is om
een overeenkomst met jou te sluiten over self billing. Wanneer dit niet gebeurt, kan je geen
self billing gebruiken.
 
Wat kan self billing voor jou als ondernemer betekenen?
Wat self billing voor jou kan betekenen, is afhankelijk van welke partij jij bent. Indien jij de
afnemende partij bent, is het makkelijk om gebruik te maken van self billing. In dat geval zal
de verantwoordelijkheid van controle over de factuur altijd bij de leverancier liggen.
 
Mocht je als leverende partij gebruikmaken van self billing, dan dien je de aangeleverde
factuur altijd goed te controleren. Het voordeel is dat je klant meestal beschikt over
boekhoudsoftware waarmee hij snel een factuur kan opstellen. Hierdoor zal hij de factuur
dus sneller hebben opgesteld en ook het openstaande bedrag sneller betalen. Daardoor
ontvang jij dus eerder je geld.